22 januari 2018

Iedere organisatie heeft te maken met leveranciers, facturen en declaraties. Met een toenemende vrijheid van de medewerker binnen een organisatie groeit ook de kans op een toenemend aantal leveranciers. Een ontwikkeling waar een organisatie, een administratie of financiële afdeling niet altijd om staat te springen. Deze onzichtbare kosten lopen enorm op. Hoe ga je dit tegen zonder dat je de vrijheid van de medewerker inperkt?

Laten we ons focussen op één specifiek onderdeel waar iedere organisatie mee te maken heeft: het bestellen van eten, drinken en meer. Als we uitgaan van één locatie met ca. 30 medewerkers dan is het leveranciersaantal en bijbehorende facturen nog wel te overzien. Wanneer men vergaderlunches, overwerkmaaltijden, bloemen, gebak en wat hapjes nodig heeft voor de vrijdagmiddagborrel dan loopt het al op. Dit gebeurd namelijk niet allemaal bij dezelfde leverancier die netjes aan het einde van de maand een verzamelfactuur stuurt maar bij vijf, zes of misschien wel twaalf verschillende leveranciers. In principe een goede ontwikkeling om de lokale ondernemers iets te gunnen maar zodra alle medewerkers de vrijheid krijgen om zelf deze aankopen te doen stapelen de leveranciers, facturen en de kosten zich op.

Laten we een stap verder gaan en van één locatie met 30 medewerkers een sprong maken naar een organisatie met meer dan 15 locaties en in totaal honderden of duizenden medewerkers. Een versnippering van inkopen is een feit, uniformiteit ontbreekt en de financiële afdeling zal vragen om een beleid omtrent het terugdringen van leveranciers. Maar hoe doe je dat in een tijd waar de werk- en keuzevrijheid van de medewerker een belangrijk goed is?

Met deze 5 stappen zorg je voor uniformiteit, een efficiënt proces, directe reductie van het aantal leverancier en factureren wat te allen tijde zal resulteren in een fikse kostenbesparing.

  1. Online platform
    Contracteer 1 online platform voor het invullen van alle catering en overige behoeftes op alle locaties in Nederland;
  2. Assortiment op maat
    Stel een assortiment samen gericht op de wensen van de organisatie of een specifieke locatie;
  3. Lokale leveranciers
    Verbindt duizenden lokale leveranciers aan de organisatie zonder een toestroom van facturen en extra tijd voor leveranciersbeheer;
  4. Efficiënte facturatie
    Richt door middel van een gepersonaliseerde factuur de facturatie zo efficiënt mogelijk in en krijg inzicht middels management rapportages;
  5. Beleid en communicatie
    Maak een goed beleid en een daarbij behorend communicatieplan om de nieuwe werkwijze te introduceren.

Bovenstaande stappen kunnen wij binnen een week voor je realiseren. Benieuwd wat de voordelen voor jouw organisatie zijn? Neem contact op met sales@absoluta.inthemake.nl of 088-0220 303.

Meer informatie?
sales@absoluta.inthemake.nl | 088-0220 303

Ja, ik ben benieuwd wat Absoluta voor mijn organisatie kan betekenen. Ontdek ons verhaal