11 juli 2017

Door gebruik te maken van slimme data-koppelingen tussen systemen kan voor een organisatie de afhandeling van inkoopprocessen vele malen efficiënter verlopen. Het koppelen kan tot stand komen via een zogenaamde OCI koppeling, Open Cataloque Interface. Een OCI dienst maakt het mogelijk om via een speciale link binnen de eigen (ERP) omgeving te bestellen bij een leverancier, bij voorkeur uiteraard dé lokale leverancier.

De beste tip om werkprocessen efficiënt en gebruiksvriendelijk te maken is daarom: koppel het huidige ERP systeem middels een OCI koppeling aan een bestelplatform en heb direct toegang tot honderden lokale leveranciers in Nederland. Tevens is de autorisatie en factuurafhandeling georganiseerd en zal dit automatisch worden verrekend. Geen handwerk, geen lange trajecten maar vooral ‘de kracht van de eenvoud’.

Een OCI koppeling kent tal van voordelen. Het belangrijkste voordeel voor een organisatie schuilt in het regisseren van de orderstroom. Door dit te kanaliseren wordt er voorkomen dat medewerkers zelf op zoek gaan naar een leverancier met als gevolg een enorme groei aan facturen en declaraties. “Voorkomen is beter dan genezen” dus zorg voor een juiste inrichting van het proces en heb te allen tijde regie over de bestellingen, administratieve afhandeling en de diversiteit van het aanbod, maar geniet vooral van de controle en het inzicht op de totale spend.

De 6 voordelen van een OCI koppeling zijn:

  1. Efficiënt en eenduidig werkproces voor bestellen en administreren/factureren;
  2. Voorkomen of terugdringen van declaratie/facturatie toestroom;
  3. Te allen tijde beschikken over actuele prijzen en voorwaarden van de (lokale) leverancier;
  4. Handmatige acties (kostbare uren) voor het bestellen of verwerken van een order zijn overbodig;
  5. Autorisatie via het eigen ERP systeem;
  6. Coderingen en/of kostenplaatsen worden automatisch verwerkt, waardoor achteraf factureren vereenvoudigd wordt.

In de praktijk

Een OCI koppeling klinkt technisch, maar kan eenvoudig weergegeven worden middels een infographic. Deze afbeelding geeft duidelijk weer wat de te nemen stappen zijn om een bestelling te plaatsen en af te handelen. Een koppeling kan vrijwel met ieder ERP systeem (bijvoorbeeld: SAP, Facilitor, Axxerion) geproduceerd worden.

De besteller logt in via het eigen ERP systeem en kiest voor de leverancier waar men een bestelling wenst te plaatsen, middels de OCI koppeling wordt de besteller doorgeleid naar de bestelomgeving van de leverancier en kan daar zijn bestelling plaatsen. De order krijgt een ‘pre-order’ status en wordt vervolgens voorzien van de benodigde gegevens zoals kostenplaats etc. Afhankelijk van de autorisatie zal er om een accordering gevraagd worden. Na akkoord zal de order geleverd worden. Bij digitale facturatie wordt het unieke ordernummer automatisch gekoppeld aan het nummer uit het eigen ERP systeem en kan zo middels de OCI koppeling exact op de juiste plaats gefactureerd worden.

Twijfel niet en maak het leven van de collega’s en de organisatie efficiënter, eenvoudiger en goedkoper.

Meer informatie?
sales@absoluta.inthemake.nl | 088-0220 303

Ja, ik ben benieuwd wat Absoluta voor mijn organisatie kan betekenen. Ontdek ons verhaal